27 augustus 202013:46

Door Wilma Olijhoek

Algemene ledenvergadering woensdag 9 september 2020

Op woensdag 9 september 2020 organiseert IJshockey Nederland de reguliere Algemene Ledenvergadering (ALV). De ALV wordt georganiseerd via MS-Teams, dit in verband met de huidige overheidsadviezen vanwege het COVID-19-virus.

Toegang tot ALV en aanmelden

De leden, ereleden, leden van verdienste en commissieleden van IJshockey Nederland hebben de mogelijkheid om de ALV online (via MS-Teams) bij te wonen. Aanmelden is mogelijk tot maandag 7 september 2020 12:00 uur per e-mail via info@ijshockeynederland.nl (vermeld in het onderwerp: Aanmelding ALV 9 september 2020). U ontvangt op het gebruikte e-mailadres de link voor toegang tot de vergadering, tenzij u in uw aanmelding aangeeft dat u de uitnodiging op een ander e-mailadres wilt ontvangen.

De vertegenwoordiger(s) van de clubs moeten in het bezit zijn van de verklaring van afvaardiging conform artikel 13 van het huishoudelijk reglement: Tijdens de algemene ledenvergadering moeten de afgevaardigden van de verenigingen en diens verenigingsleden voorzien zijn van een schriftelijk bewijs van hun afvaardiging, ondertekend door tenminste twee bestuursleden van de betreffende vereniging of stichting, of andere rechtspersoon, zij zelf daaronder niet begrepen, tenzij de vereniging vanwege bijzondere omstandigheden niet kan voldoen aan deze eis. Het bondsbestuur beoordeelt of dit het geval is. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn wanneer het bestuur van de desbetreffende vereniging uit niet meer dan drie personen bestaat.

Agendastukken

Uiterlijk een week voorafgaand aan de ALV worden alle agendastukken voor deze vergadering op onze website geplaatst. Vragen kunt u tot aan de ALV schriftelijk per e-mail via info@ijshockeynederland.nl indienen (vermeld in het onderwerp: Vragen agendastukken ALV 9 september 2020). Uw vragen worden op de website geplaatst en kunnen vooraf of tijdens de ALV worden beantwoord.

De online ALV vindt plaats op woensdag 9 september 2020 vanaf 20:00 uur. (MS-Teams staat vanaf 19:30 uur open.)

Spelregels online ALV

Om de online vergadering in goede banen te leiden, gaan we uit van een vergelijkbaar aantal deelnemers aan de vergadering als bij een fysieke vergadering gebruikelijk is. In het geval dat de belangstelling groter is en we meer dan 75 aanmeldingen ontvangen, beraden we ons of we onderstaande 'spelregels' verder aan moeten passen.

  • Deelnemen aan de online ALV is alleen mogelijk als u zich tijdig (uiterlijk maandag 7 september 2020 12:00 uur) aanmeldt.
  • Als deelnemer aan de vergadering ontvangt u een persoonlijke uitnodiging. In deze e-mail treft u aan:
  • link naar de vergaderstukken;
  • link om toegang te krijgen tot de ALV.
  • Tijdens de vergadering kunt u via de chatfunctie uw vraag of opmerking doorgeven aan de voorzitter, zodat u hierop antwoord krijgt. In het geval er veel vragen/opmerkingen zijn, kan de voorzitter besluiten om uw vraag na de ALV-vergadering te beantwoorden via een persoonlijke reactie en publicatie in het verslag.
  • Tijdens de vergadering wordt de ALV gevraagd in te stemmen met diverse voorstellen. We vragen eerst luid en duidelijk of er iemand bezwaar heeft. Komt er geen bezwaar, dan is het voorgenomen voorstel/vergaderstuk aangenomen. Komt er wel bezwaar zal via handopsteken worden gestemd over de voorgenomen besluiten/vergaderstukken. Dit wordt tijdens de bijeenkomst nader toegelicht.

Hierbij alvast een aantal praktische punten om het overleg te stroomlijnen:

  • Installeer van tevoren de App van Microsoft-Teams op de laptop/computer. Via de Apple Store of Play Store kun je Microsoft-Teams ook op uw telefoon of tablet installeren.
  • Door op de link Deelnemen aan Microsoft-Teams-vergadering in de uitnodiging te klikken kunt u deelnemen aan de vergadering. Hiervoor is het aanbevolen om gebruik te maken van Microsoft Edge (standaardbrowser in Windows 10) of Google Chrome.
  • Laat tijdens de vergadering zoveel mogelijk uw microfoon op gedempt staat. Dit voorkomt een echo en storende achtergrondgeluiden in de vergadering. Indien uw laptop/computer niet over een microfoon beschikt, kunt u gebruik maken van de oortjes van uw telefoon gekoppeld aan de laptop/computer. Zorg er wel voor dat de speaker op de juiste hoogte hangt.
  • Voor het maken van opmerkingen of stellen van vragen kan tijdens de vergadering het beste gebruik gemaakt worden van de chatfunctie (klik op Gesprek weergeven in de balk). Degene die presenteert of mondeling toelicht kan dit dan zoveel mogelijk meenemen of erop terugkomen.
  • Ook nodigen wij u uit om zoveel mogelijk vragen en opmerkingen vooraf met ons te delen. Deze vragen en opmerkingen kunnen we dan alvast betrekken in de voorbereiding van de ALV.
  • Ook kunt u van tevoren op een bepaald onderwerp per e-mail via info@ijshockeynederland.nl spreektijd aanvragen (vermeld in het onderwerp: Spreektijd ALV 9 september 2020). Na afloop van de presentatie van het betreffende agendapunt zult u dan gevraagd worden om de microfoon aan te zetten. Tijdens de vergadering spreektijd aanvragen kan door dit via de chat aan te geven. U kunt een vraag via de chat intrekken wanneer de vraag via een andere weg is beantwoord. De voorzitter zal u voor het stellen van de vraag of opmerking altijd eerst vragen de microfoon aan te zetten.
  • We zullen tijdens de vergadering een pauze inlassen om de benen te strekken.
  • In het geval vragen of discussies open blijven kunnen we op een later moment opnieuw een online vergadering uitschrijven.
  • Deelnemen aan Microsoft Teams-vergadering: De link naar betreffende Teams-vergadering ontvangt u tijdig voorafgaand aan de ALV. Na het accepteren van een agendaverzoek (e-mail), komt de afspraak in uw agenda te staan. Ga op het moment van de vergadering naar uw agenda en klik op deze afspraak/item. Klik in het item op de link Deelnemen aan Microsoft Teams-vergadering. Indien de afspraak direct plaatsvindt na het ontvangen van het agendaverzoek, dan klik je op de link Deelnemen aan Microsoft Teams-vergadering in de mail.
    U gaat nu naar de webpagina van Microsoft Teams. Hier krijgt u de vraag of u de applicatie van Microsoft Teams wilt gebruiken of wilt deelnemen op het web. Indien u de applicatie nog niet gebruikt adviseren wij deel te nemen op het web.
    U krijgt nu een scherm waarin u uw naam moet invullen om aan het gesprek deel te nemen. Vul deze in. Klik nu op Nu deelnemen. Onder dit invulveld tref je twee schuifjes:
    Het eerste schuifje is voor het in- en uitschakelen van de camera;
    Het tweede schuifje is voor het in- en uitschakelen van de microfoon.
    Je krijgt nu de melding Iemand in de vergadering zou u dadelijk toegang moeten geven. Zodra u toegelaten bent kunt u elkaar horen en/of zien. U kunt nu online vergaderen.

Delen