Stap 5: Aanpak

Hoe gaan we het doen?

Wanneer je weet wat je wilt bereiken (doel), wie je wilt bereiken (doelgroep) en langs welke weg je dat gaat doen (acties), is het tijd om na te denken over hoe je het precies gaat aanpakken. Het best kun je dit uitwerken in een plan van aanpak, dat overigens niet meer hoeft te omvatten dan een of twee A-viertjes.

5.1 Bepaal wat er gedaan moet worden en wie het gaat doen
Maak een overzicht van alle activiteiten die gedaan moeten worden en geef daarbij per activiteit aan wie het doet.

5.2. Maak een planning
Kies zo mogelijk een duidelijk eindpunt en pas de planning daarop aan. Als het streven bijvoorbeeld is om volgend jaar maart een plan aan de ledenvergadering van de vereniging voor te kunnen leggen, dan stel je daar de planning op in en ga je terugrekenen hoe je alle stappen op tijd kunt realiseren. Zorg er wel voor dat de planning realistisch is.

Vaak is het handig om het werk in overzichtelijke stappen of fasen onder te verdelen. Je kunt bijvoorbeeld de fasen voorbereiding, uitvoering, evaluatie en vervolg onderscheiden.

5.3. Bepaal welke middelen nodig zijn
Inventariseer welke middelen nodig zijn. Wat moet er eventueel worden aangeschaft? Welke (extra) inzet van mensen is nodig? Wat kost het en waar halen we de financiën vandaan?

Het gaat dus om:
Materialen
Mensen
Geld

5.4 Ga na wie bij de uitvoering kan helpen
Je hoeft niet alles zelf te bedenken. Ga bijvoorbeeld eens praten met andere verenigingen. Ga ook na welke informatie of hulpmiddelen er voorhanden zijn, waar je gebruik van kunt maken. Er zijn ook verschillende ondersteuningsmogelijkheden, zoals scholing, advisering en bemiddeling. Ga na welke mogelijkheden er zijn, wie dat kan verzorgen en wat het kost.

Mogelijke ondersteuners zijn:
Andere verenigingen
Bond
Provinciale sportraad
Gemeente of lokale sportraad
Lokale vrijwilligerscentrale

5.5 Bedenk hoe over de plannen gecommuniceerd gaat worden
Voor het draagvlak binnen de vereniging is een goede interne communicatie van groot belang. Daarmee zorg je ervoor dat mensen zich medeverantwoordelijk voelen. Betrek daarom direct betrokkenen (bestuur, commissies, technische staf, etc.) van begin af aan bij het proces en zorg voor regelmatig contact. Vergeet ook niet de overige vrijwilligers en de leden regelmatig te informeren. Dat kan via stukjes in het clubkrantje, een informatieavond, tijdens een (informele) ledenvergadering etc.

Denk ook aan de externe communicatie. Het kan van belang zijn om sponsors, gemeente of de bond op de hoogte te brengen van de plannen.

5.6. Ga na hoe de voortgang bewaakt kan worden
Belangrijk is om de planning en de organisatie schriftelijk vast te leggen in een plan van aanpak. Hierin wordt namelijk vastgelegd wie wat doet en wanneer het gedaan moet zijn. Het is voor namelijk alle betrokkenen van belang om te weten wie waar op aangesproken kan worden.

Een belangrijke voorwaarde is ook , dat er iemand is die de voortgang bewaakt. Dit kan bijvoorbeeld de vrijwilligerscoördinator zijn. Deze ziet er ook op toe dat er tussentijds evaluatie en zo nodig bijstelling plaatsvindt.

TIP!
Zorg er voor dat het werk niet plotsklaps ophoudt, maar dat er in een vervolg is voorzien. Vrijwilligersbeleid vraagt immers om onderhoud en dus permanente aandacht.